INFORMATION´S SYSTENS - Applied to Personnel Management

Ferreira Benedito, Marcelo

Abstract:

Focus on organization´s necessity to incorporate information that comes from employer´s knowledge. Contributions must be managed by a system that doesn’t let innovation disappear. Insight was developed through bibliographical research to create a project named “Live Information” to work together with actual project named “Flexible Information”. Methodologies summarily exemplify operation´s steps. Actions achieved positive results that will be exposed in “Analyze and Result´s discussion”. Conclusion shows benefits reached through this approach.

key-words

Technology, management, knowledge.

1 Introduction

After last article “Information Technology – For Educational Institution in Development” I perceived necessity to improve actual project “Flexible Information” with not only central sources´ information but to make good use of team´s contributions.
In the academic staff I believe information is an organism that must be fed. Information produced inside and around business need to be absorbed and managed.
From this insight I found in knowledge management my initial base to develop “Live Information” project.

2 Theory Foundations

According to Turban, Rainer and Porter (2005, p. 389) knowledge management is:

[…] is a process that helps organizations to identify, select, organize, distribute, transfer, and apply important information and experiences from organization´s memory that normally lives inside organization in an unorganized way.

Quoting Turban, Rainer and Porter (2005, p. 101) tacit knowledge must be sum of subjective experiences, visions, expertise, know-how, business´s secrets, skills, understanding and learning that organization have.

3 Methodologies

Sources of “Flexible Information” project are reviewed periodically. In this moment ideas are incorporated and processes updated, to work aligned with new necessities and scene changes.
Reviewing and checking of procedures don´t are restricted only in evaluation´s meetings. Employees are encouraged to question and think processes critically.
Practical interventions are rewarded where partners must be congratulated and highlighted in the organization to be motivated for improvement and processes´ betterment for long term.

4 Analyze and Result´s Discussion

Knowledge management is a great tool for managers in any area because collective´s thought have more efficiency to solve organization´s problems. Alternative´s increasing through suggestions potentialize success in decision making.
Organization´s knowledge humanized uses employee´s voice like a great source of information (tacit knowledge) jointly with explicit knowledge that was the only source in the previous project.
Business has now a style, which is strength in the presence of competitors. Dialog opening even out process´ discussion has power to integrate staff to business´ goals. Who is involved became an ally not only a number in the payroll.

Conclusion

Changes proposed by contributions improved organizational´s climate because activities have now creativeness that decreased stress when we always do the same procedure without necessary changes.
Communication´s channel between operational and managerial becomes a very important link to business´ development. Approach permitted manager to have a wide detailed vision that contributed to decision making strategically.

Bibliographical Material

TURBAN, Efraim; RAINER JR., R. Kelly; POTTER, Richard E. Administração de tecnologia da informação: teoria e prática. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005.

SISTEMA DE INFORMAÇÕES - Aplicado a gestão de pessoas

Dando continuidade ao artigo anterior “Tecnologia da Informação - Aplicada a uma Empresa Educacional em Ascensão” notei a necessidade de implementar o projeto “Informação Flexivel” com informações não somente das fontes centrais, mas aproveitando-se das contribuições dos colaboradores.
No meio acadêmico tenho a crença que a informação é um organismo vivo que pode e precisa se alimentar. As informações que nascem internamente e as que cercam a organização precisam ser absorvidas e geridas. A partir dessa visão encontrei na gestão do conhecimento a base inicial para desenvolver o projeto denominado “Informação Viva”.

As fontes do projeto “Informação Flexível” são periodicamente revistas. Nesse momento as idéias são captadas e os processos são atualizados, aperfeiçoando-se assim as novas necessidades e cenários.
A revisão e a checagem dos processos não se restringem somente a reuniões de avaliação. O colaborador é estimulado a questionar e pensar os processos de forma crítica.

Intervenções incorporadas são recompensadas, parceiros são elogiados e evidenciados na organização para que o colaborador tenha motivação de enriquecer a organização e contribuir para a melhoria dos processos.

A gestão do conhecimento é uma grande ferramenta para o gestor de qualquer área, pois as idéias coletivas têm uma maior eficiência para resolver os problemas organizacionais. O aumento das alternativas através das sugestões potencializa as probabilidades de sucesso nas decisões.
A humanização do conhecimento da organização possibilitou que a voz de seus funcionários seja uma poderosa fonte de informação (conhecimento tácito), juntamente com o conhecimento explícito que era a única fonte no projeto anterior. A empresa passou a ter um estilo, sendo este um diferencial perante outros concorrentes. Essa abertura de diálogo mesmo que seja com relação a processos integra o trabalhador aos objetivos do negócio. Quem participa se torna um aliado e não um alienado.

As mudanças proporcionadas pelas contribuições melhoraram o clima organizacional, pois o trabalho adquiriu criatividade isso suavizou o stress de sempre realizar tarefas da mesma maneira.

O canal entre o operacional e o gerencial tornou-se um elo muito importante para o desenvolvimento do negócio. A abordagem permitiu ao gestor ter uma visão sobre as alternativas mais detalhada, contribuindo assim para a tomada de decisões estratégicas.

Information´s Technology - For Educational Institution in Development

Ferreira Benedito, Marcelo

Abstract:

Focus on small business´ disorganization caused by a lack of information´s systems, aggravated by actual development. Problem was detected through personal observation. The interventions proposed were developed by bibliographical research focused in simply and practicable solutions. Methodologies exemplify easily the way that events were developed. Majority of actions´ results were positive with some points that are going to be exposed in analyze and result´s discussions. Conclusion shows benefits reached through this approach.

key-words

Technology, information, planning, management.

1 Introduction

Small companies with few students all organization´s method can work, any file or information could be found, and of course our costumer will wait a little bit. Business work for development then one day unexpectedly appear a crowd that don´t disappear anymore, assistants don´t be able to work as a team because they don´t find necessary information in the right time or undone others “organization”.

They try to fix or better disappear with all problems sometimes broadcasting wrong information, in this point credibility is dead and the students are lost in this chaos. How can we fix this situation? Is that only employers fault? Description above contextualizes our point of view and problem analysis.

The company needs to improve their management process but it isn´t enough they must be quick and simple because information volume is increasing and work with paper in archives and manual entries don´t work anymore. There isn´t small companies, what exist are unorganized companies.

Circumstance described above shown that the operational process must be changed. We can fix organization´s problems using patterned information with simple access that could be checked in different situations. That was the main idea of my project “Flexible Information”.

2 Theory Foundations

Information System

According to Perine (2010, p. 15) conceptually can be described as a group of elements to search, receive, process, storage (or access) and distribute relevant information to decision making.

Types of Information Systems

Operational: support operational managers to supervise activities and main institutional processes. Support operational team to execute process. The system´s purpose is answer daily problems and supervises organizational work flow.

Managerial: assistance to supervise activities, controlling, decision making, administrative process for middle managers.

3 Methodologies

Basically we organized three sources that have almost the same database but are used in different ways. First source is the matrix´s website where all information without mistakes came. Second was built a local database where I saved securely all information with operational divisions for each company´s process: reception, academic secretary, financial planning, coordination, management and marketing. Third printed source simplified for consulting where the equipment don´t reach.

If the minor distance between two points is a bend, for me the minor distance between question and answer is organized information. Utilizing methodical vision I divided business´s operations to apply “Flexible Information” but be aware to know what kind of information can flow between these divisions.

4 Analyze and Result´s Discussion

Positive result was that exact information decreased dissatisfaction causes as waiting period, uncertainty, returning.

Negatively I must say don´t focus only in technology because the relationship will be insensible. Technology is only part of a system and never will replace sensibility, empathy and patience.

Conclusion

In short term with clear information almost all mistakes disappear. The result was excellent: low costs, no sue for damages and new students´ rate increasing. All results are aligned with business´ strategy, easing the management.

Bliographical Material

PERINI, Luís Claudio. Administração de Sistemas de Informação. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2010.

TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - APLICADA A UMA EMPRESA EDUCACIONAL EM ASCENSÃO

Quando se trabalha em uma instituição de pequeno porte com poucos alunos qualquer “forma de organização” serve, aquele documento ou informação pode ser encontrado, mas com uma ligeira espera do atendido. Quando o pólo de ensino cresce (pelo menos deveria) surge uma fila que não desaparece mais. A partir desse estágio os atendentes anulam uns aos outros, pois não encontram as informações ou desfazem a “organização” que o outro estabeleceu.

Para tentar corrigir, ou melhor, se desfazer dos problemas emitem informações equivocadas e imprecisas gerando problemas maiores ou insolúveis que prejudicam os alunos. Como acabar com a desorganização? Isso é falha apenas dos colaboradores? A descrição acima contextualiza o ponto de vista de um problema detectado.

As rotinas administrativas do pólo deveriam mudar, mas elas só não bastam para corrigir os problemas. Seria necessário criar velocidade e praticidade, pois o volume de informações e papéis era grande para ser corrigido com pastas, arquivos e registros manuais. Para mim não existem pequenas empresas o que existe são empresas desorganizadas.

O objetivo neste caso é corrigir o desencontro com caminhos padronizados e de fácil acesso que possam ser consultados por todos em diferentes pontos da organização. A tecnologia da informação seria a base para a solução dos problemas. Essa foi a idéia inicial do projeto “Informação Flexível”.

Utilizo três fontes básicas que contem os mesmos dados, mas são usadas para finalidades diferentes levando em consideração o tipo de sistema que irá alimentar. Todas serão caracterizadas pela fidelidade, segurança e adaptação de acordo com o contexto.

Primeiro a fonte on-line site da instituição de onde provem toda a informação fiel sem distorções.

Segundo a fonte local onde armazeno de modo seguro e faço divisões para cada operação do pólo de ensino tais como: recepção, secretaria acadêmica, financeiro, coordenação, gerencia e marketing.

Terceiro a fonte impressa para consultas rápidas ou demonstrações onde o equipamento não tem alcance.

Se a distancia menor entre dois pontos é uma curva, para mim a distancia menor entre uma pergunta e uma resposta e a organização das informações. Utilizando da visão sistêmica dividi operacionalmente as ações do pólo para aplicar a informação flexível, mas é preciso uma visão holística para saber quais informações podem trafegar entre essas divisões.

O resultado positivo foi que a agilidade no atendimento diminuiu vários fatores de insatisfação, tais como: espera, incerteza e retorno por informação enganosa. Negativamente devo destacar que a velocidade pode fazer a relação de atendimento ser fria. A tecnologia é apenas uma parte e nunca substituirá simpatia, empatia e muita paciência!

Com essa abordagem em pouco tempo os equívocos por falta de fontes foram radicalmente diminuídos. Isso impulsionou resultados, tais como: gastos menores com correções acadêmicas, extinção de procedimentos jurídicos e maior número de matriculas. Todos esses resultados estão alinhados com a estratégia do negocio, facilitando a gerencia do mesmo.

Super preparado e competente, mas foi demitido.

Marcelo Ferreira Benedito

Você conclui uma boa faculdade, se especializou em alguma área e fez até um curso de idioma estrangeiro. Passou pela tão temida seleção, pelo período de experiência. Construiu vários projetos para a empresa e está super empolgado para usar todo o seu conhecimento. Mas em um final de tarde você foi chamado para o setor de recursos humanos e lhe deram a triste notícia: Você foi demitido.
Logo vem a inevitável sequência de perguntas. Como? Meus projetos eram perfeitos! O entrosamento com a equipe não podia ser chamado de “maravilhoso”, mas os resultados estavam apareceram para todos. Acho uma injustiça, como pode ser demitido um funcionário com um desempenho igual ao meu? Vamos tentar analisar a situação.
Os dados abaixo foram extraídos de uma pesquisa realizada pela revista Você S/A juntamente com a consultoria Saad-Fellipelli, a matéria foi publicada em maio de 2000. Foram entrevistadas 522 grandes empresas onde 63% eram multinacionais com faturamento acima dos 100 milhões de reais por ano. O fato revelado é que 87% das demissões de executivos de grandes empresas são devido a problemas interpessoais seja com a equipe ou superiores.
De acordo com a pesquisa, cada vez mais os profissionais estão parecidos técnicamente. São suas características pessoais que diferencia um de outro, estas são muito importantes para o ambiente de trabalho. Temperamento, caráter, empatia etc. hoje são muito valorizadas e procuradas.
Aumenta a cada dia o número de profissionais preparados disponíveis. Atualmente as certificações que garantiam uma boa colocação no mercado, como graduação, uma 2ª ou 3º língua e um MBA transformaram-se apenas em um pré-requisito para participar de um recrutamento e conquistar uma colocação, mas não garante a longevidade no emprego.
A sua conduta é fundamental para sustentar a ligação com a sua equipe (subordinados e superiores) e sua empresa, somente assim você permanecerá pelo maior tempo possível empregado. Cuidado com a soberba, a arrogância e o silêncio! Elas podem facilmente demitir o profissional “perfeito”.

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