fonte segura – informação protegida é certeza no discurso

Fonte segura – informação protejida é certeza no discurso


Ferreira Benedito, Marcelo


Resumo:

Os processos empresariais devem ser alimentados por informações no tempo certo. Quando os sistemas são alimentados erroneamente a saída (produto, resultado) foge ao objetivo esperado. Podemos minimizar esses pequenos erros padronizando o discurso através de uma base de conhecimento gerenciada e segura. O ambiente fornece os parâmetros de como organizar essa informação para orientar e instruir os usuários sejam eles funcionários ou clientes. Segue então o processo de garantia da fidelidade para que durante a emissão essa informação não seja alterada ou decomposta.


Palavras-chave

Banco de dados, sistema de informação, conhecimento, segurança.


1 Introdução

Não basta ser veloz, a informação tem que ser segura. Com o fácil acesso a diversas fontes o mínimo descuido na emissão pode trazer contradições que em um futuro próximo trarão conseqüências não somente financeiras, mas de credibilidade manchando a imagens da empresa.
Como assegurar que as informações não serão distorcidas ou na falta delas improvisadas? Descrevendo cada processo de forma clara para formalizar o discurso, evitando assim a seguinte situação: “... mas eu perguntei para ele(a) e disse outra coisa...”. O gerente do conhecimento deve proteger a base para que não seja corrompida.

2 Fundamentação teórica

Sistemas de informações empresariais com gestão do conhecimento. Informação de todos os níveis (institucional, intermediário e operacional) categorizada formalmente, organizacional estruturada. Personalizar a informação para aplicar suas leis aumentando o valor através da integração.
Segurança da base utilizando programas que possibilitam controle sobre a forma que a informação pode ser vista restringindo o usuário somente a visualização não podendo editar o conteúdo para não fugir do padrão.
Recursos tecnológicos computacionais integrados com sistema de comunicação interna em rede (intranet).
Comunicação horizontal com os colaboradores aplicando feedback não somente durante a implantação mas ao longo do uso do sistema de informação.

3 Metodologia

Construção da base utilizando informação web (fonte on-line site da instituição central) e manuais enviados dos mais diversos setores.
Backup do sistema (base original). Segurança dos documentos formatados somente para Acrobat Reader (*.pdf) ou na ausência do leitor arquivo de imagem (*.jpg, *.bmp).
Instrução aos colaboradores para um feedback constante, relatar imediatamente quando houver possíveis erros ou atualizações da informação.

4 Análise e discussão dos resultados

A clareza e presteza no esclarecimento aos clientes acabaram com o clima de desconfiança, pois ao perguntar para um atendente não repetem o mesmo questionamento a todos os outros a fim de confirmar a veracidade da informação.

5 Conclusão

O sistema Fonte Segura reduz significativamente enganos quanta à distorção do conteúdo. Repassada com segurança as informações independentes de quem às emitem são confiáveis, pois a fonte é a mesma para todos. Segurança é o alicerce do sucesso com durabilidade.

6 Referências

BERTO, André Rogério et al. Recursos Tecnológicos e Computacionais. Londrina: Editora Unopar, 2008.

DINIZ, Paulo Ricardo Torres et al. Gestão de Pessoas e da Informação. Londrina: Editora Unopar, 2008.

Informação flexivel no gerenciamento academico

Informação flexivel no gerenciamento academico


Ferreira Benedito, Marcelo


Resumo:

Quando se trabalha em uma instituição de pequeno porte com poucos alunos qualquer forma de organização serve, aquele documento ou informação pode ser encontrado, claro que com uma ligeira espera do atendido. As instituições crescem (ou pelo menos deveriam) então um dia surge uma fila que não desaparece mais, os atendentes anulam uns aos outros, pois não encontram as informações ou desfazem a “organização” que o outro estabeleceu. Para tentar corrigir, ou melhor, se desfazer dos problemas emitem informações equivocadas e imprecisas gerando problemas maiores e insolúveis prejudicando os alunos.
Como acabar com a desorganização? Seria falha apenas dos colaboradores? Após uma meditação sobre um diagnóstico baseado em observações pessoais notei que o pólo precisava de rotinas administrativas, mas elas só não bastam para corrigir os problemas era necessário velocidade e praticidade, pois o volume de informações e papéis era grande para ser corrigido com pastas, arquivos e registros manuais. Não existem pequenas empresas o que existe são empresas desorganizadas.


Palavras-chave

Tecnologia de informação, planejamento, gerência.


1 Introdução

Corrigir o desencontro com caminhos padronizados e de fácil acesso que possam ser consultados por todos em diferentes pontos da organização. Consta no meu relatório administrativo que o conteúdo operacional da organização deveria se adaptar. Essa foi a idéia inicial do projeto “Informação Flexível”.


2 Fundamentação teórica

Tecnologia informatizada com estrutura básica (internet e rede). Arquitetura da informação unindo tecnologia e conteúdo altamente informativo visualizado com facilidade pelos usuários (alunos) nas dependências do pólo. Comunicação voltada para a estratégia empresarial utilizando da troca e pesquisa através de comunicadores instantâneos, email e impressos. Gestão da informação, simplificar a mensagem, excluir excessos linguagem acessível para evitar falta de compreensão otimizando o tempo de transmissão para o receptor. Tecnologia da informação automação de processos para agregar eficiência exatidão com velocidade, auxiliando o controle gerencial.
Gestão de pessoal treinamento para todos os níveis aplicando a gestão do conhecimento, canalizar o fluxo de informações relevantes para gerar um maior capital intelectual, não tornar o colaborador somente um repetidor de palavras, mas um construtor de conhecimento com comunicação horizontal e interação constante.


3 Metodologia

Utilizo três fontes básicas que contem os mesmos dados, mas são usadas para finalidades diferentes levando em consideração fidelidade, segurança e distancia. Primeiro a fonte on-line site da instituição de onde provem toda a informação fiel sem distorções. Segundo a fonte local onde armazeno de modo seguro e faço divisões para cada operação do pólo de ensino tais como: recepção, secretaria acadêmica, financeiro, coordenação, gerencia e marketing. Terceiro a fonte impressa para consultas rápidas ou demonstrações onde o equipamento não tem alcance.
Se a distancia menor entre dois pontos é uma curva, para mim a distancia menor entre uma pergunta e uma resposta e a organização das informações. Utilizando da visão sistêmica dividi operacionalmente as ações do pólo para aplicar a informação flexível, mas é preciso uma visão holística para saber quais informações podem trafegar entre essas divisões.


4 Análise e discussão dos resultados

O resultado positivo foi que a agilidade no atendimento diminuiu vários fatores de insatisfação, tais como: espera, incerteza e retorno por informação enganosa. Negativamente devo destacar que somente velocidade faz a relação de atendimento ser fria. A tecnologia é apenas uma parte e nunca substituirá simpatia, empatia e paciência.

5 Conclusão

Em pouco tempo os equívocos por falta de fontes foram radicalmente diminuídos. Isso impulsionou resultados, tais como: gastos menores com correções acadêmicas, extinção de procedimentos jurídicos e maior número de matriculas. Todos esses resultados estão alinhados com a estratégia do negocio, facilitando a gerencia do mesmo.


6 Referências

BACCARO, Thaís Accioly et al. A Sociedade e a Gestão de Pessoas. Londrina: Editora Unopar, 2008.

DINIZ, Paulo Ricardo Torres et al. Gestão de Pessoas e da Informação. Londrina: Editora Unopar, 2008.