TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - APLICADA A UMA EMPRESA EDUCACIONAL EM ASCENSÃO

Quando se trabalha em uma instituição de pequeno porte com poucos alunos qualquer “forma de organização” serve, aquele documento ou informação pode ser encontrado, mas com uma ligeira espera do atendido. Quando o pólo de ensino cresce (pelo menos deveria) surge uma fila que não desaparece mais. A partir desse estágio os atendentes anulam uns aos outros, pois não encontram as informações ou desfazem a “organização” que o outro estabeleceu.

Para tentar corrigir, ou melhor, se desfazer dos problemas emitem informações equivocadas e imprecisas gerando problemas maiores ou insolúveis que prejudicam os alunos. Como acabar com a desorganização? Isso é falha apenas dos colaboradores? A descrição acima contextualiza o ponto de vista de um problema detectado.

As rotinas administrativas do pólo deveriam mudar, mas elas só não bastam para corrigir os problemas. Seria necessário criar velocidade e praticidade, pois o volume de informações e papéis era grande para ser corrigido com pastas, arquivos e registros manuais. Para mim não existem pequenas empresas o que existe são empresas desorganizadas.

O objetivo neste caso é corrigir o desencontro com caminhos padronizados e de fácil acesso que possam ser consultados por todos em diferentes pontos da organização. A tecnologia da informação seria a base para a solução dos problemas. Essa foi a idéia inicial do projeto “Informação Flexível”.

Utilizo três fontes básicas que contem os mesmos dados, mas são usadas para finalidades diferentes levando em consideração o tipo de sistema que irá alimentar. Todas serão caracterizadas pela fidelidade, segurança e adaptação de acordo com o contexto.

Primeiro a fonte on-line site da instituição de onde provem toda a informação fiel sem distorções.

Segundo a fonte local onde armazeno de modo seguro e faço divisões para cada operação do pólo de ensino tais como: recepção, secretaria acadêmica, financeiro, coordenação, gerencia e marketing.

Terceiro a fonte impressa para consultas rápidas ou demonstrações onde o equipamento não tem alcance.

Se a distancia menor entre dois pontos é uma curva, para mim a distancia menor entre uma pergunta e uma resposta e a organização das informações. Utilizando da visão sistêmica dividi operacionalmente as ações do pólo para aplicar a informação flexível, mas é preciso uma visão holística para saber quais informações podem trafegar entre essas divisões.

O resultado positivo foi que a agilidade no atendimento diminuiu vários fatores de insatisfação, tais como: espera, incerteza e retorno por informação enganosa. Negativamente devo destacar que a velocidade pode fazer a relação de atendimento ser fria. A tecnologia é apenas uma parte e nunca substituirá simpatia, empatia e muita paciência!

Com essa abordagem em pouco tempo os equívocos por falta de fontes foram radicalmente diminuídos. Isso impulsionou resultados, tais como: gastos menores com correções acadêmicas, extinção de procedimentos jurídicos e maior número de matriculas. Todos esses resultados estão alinhados com a estratégia do negocio, facilitando a gerencia do mesmo.