Informação flexivel no gerenciamento academico
Ferreira Benedito, Marcelo
Resumo:
Quando se trabalha em uma instituição de pequeno porte com poucos alunos qualquer forma de organização serve, aquele documento ou informação pode ser encontrado, claro que com uma ligeira espera do atendido. As instituições crescem (ou pelo menos deveriam) então um dia surge uma fila que não desaparece mais, os atendentes anulam uns aos outros, pois não encontram as informações ou desfazem a “organização” que o outro estabeleceu. Para tentar corrigir, ou melhor, se desfazer dos problemas emitem informações equivocadas e imprecisas gerando problemas maiores e insolúveis prejudicando os alunos.
Como acabar com a desorganização? Seria falha apenas dos colaboradores? Após uma meditação sobre um diagnóstico baseado em observações pessoais notei que o pólo precisava de rotinas administrativas, mas elas só não bastam para corrigir os problemas era necessário velocidade e praticidade, pois o volume de informações e papéis era grande para ser corrigido com pastas, arquivos e registros manuais. Não existem pequenas empresas o que existe são empresas desorganizadas.
Palavras-chave
Tecnologia de informação, planejamento, gerência.
1 Introdução
Corrigir o desencontro com caminhos padronizados e de fácil acesso que possam ser consultados por todos em diferentes pontos da organização. Consta no meu relatório administrativo que o conteúdo operacional da organização deveria se adaptar. Essa foi a idéia inicial do projeto “Informação Flexível”.
2 Fundamentação teórica
Tecnologia informatizada com estrutura básica (internet e rede). Arquitetura da informação unindo tecnologia e conteúdo altamente informativo visualizado com facilidade pelos usuários (alunos) nas dependências do pólo. Comunicação voltada para a estratégia empresarial utilizando da troca e pesquisa através de comunicadores instantâneos, email e impressos. Gestão da informação, simplificar a mensagem, excluir excessos linguagem acessível para evitar falta de compreensão otimizando o tempo de transmissão para o receptor. Tecnologia da informação automação de processos para agregar eficiência exatidão com velocidade, auxiliando o controle gerencial.
Gestão de pessoal treinamento para todos os níveis aplicando a gestão do conhecimento, canalizar o fluxo de informações relevantes para gerar um maior capital intelectual, não tornar o colaborador somente um repetidor de palavras, mas um construtor de conhecimento com comunicação horizontal e interação constante.
3 Metodologia
Utilizo três fontes básicas que contem os mesmos dados, mas são usadas para finalidades diferentes levando em consideração fidelidade, segurança e distancia. Primeiro a fonte on-line site da instituição de onde provem toda a informação fiel sem distorções. Segundo a fonte local onde armazeno de modo seguro e faço divisões para cada operação do pólo de ensino tais como: recepção, secretaria acadêmica, financeiro, coordenação, gerencia e marketing. Terceiro a fonte impressa para consultas rápidas ou demonstrações onde o equipamento não tem alcance.
Se a distancia menor entre dois pontos é uma curva, para mim a distancia menor entre uma pergunta e uma resposta e a organização das informações. Utilizando da visão sistêmica dividi operacionalmente as ações do pólo para aplicar a informação flexível, mas é preciso uma visão holística para saber quais informações podem trafegar entre essas divisões.
4 Análise e discussão dos resultados
O resultado positivo foi que a agilidade no atendimento diminuiu vários fatores de insatisfação, tais como: espera, incerteza e retorno por informação enganosa. Negativamente devo destacar que somente velocidade faz a relação de atendimento ser fria. A tecnologia é apenas uma parte e nunca substituirá simpatia, empatia e paciência.
Ferreira Benedito, Marcelo
Resumo:
Quando se trabalha em uma instituição de pequeno porte com poucos alunos qualquer forma de organização serve, aquele documento ou informação pode ser encontrado, claro que com uma ligeira espera do atendido. As instituições crescem (ou pelo menos deveriam) então um dia surge uma fila que não desaparece mais, os atendentes anulam uns aos outros, pois não encontram as informações ou desfazem a “organização” que o outro estabeleceu. Para tentar corrigir, ou melhor, se desfazer dos problemas emitem informações equivocadas e imprecisas gerando problemas maiores e insolúveis prejudicando os alunos.
Como acabar com a desorganização? Seria falha apenas dos colaboradores? Após uma meditação sobre um diagnóstico baseado em observações pessoais notei que o pólo precisava de rotinas administrativas, mas elas só não bastam para corrigir os problemas era necessário velocidade e praticidade, pois o volume de informações e papéis era grande para ser corrigido com pastas, arquivos e registros manuais. Não existem pequenas empresas o que existe são empresas desorganizadas.
Palavras-chave
Tecnologia de informação, planejamento, gerência.
1 Introdução
Corrigir o desencontro com caminhos padronizados e de fácil acesso que possam ser consultados por todos em diferentes pontos da organização. Consta no meu relatório administrativo que o conteúdo operacional da organização deveria se adaptar. Essa foi a idéia inicial do projeto “Informação Flexível”.
2 Fundamentação teórica
Tecnologia informatizada com estrutura básica (internet e rede). Arquitetura da informação unindo tecnologia e conteúdo altamente informativo visualizado com facilidade pelos usuários (alunos) nas dependências do pólo. Comunicação voltada para a estratégia empresarial utilizando da troca e pesquisa através de comunicadores instantâneos, email e impressos. Gestão da informação, simplificar a mensagem, excluir excessos linguagem acessível para evitar falta de compreensão otimizando o tempo de transmissão para o receptor. Tecnologia da informação automação de processos para agregar eficiência exatidão com velocidade, auxiliando o controle gerencial.
Gestão de pessoal treinamento para todos os níveis aplicando a gestão do conhecimento, canalizar o fluxo de informações relevantes para gerar um maior capital intelectual, não tornar o colaborador somente um repetidor de palavras, mas um construtor de conhecimento com comunicação horizontal e interação constante.
3 Metodologia
Utilizo três fontes básicas que contem os mesmos dados, mas são usadas para finalidades diferentes levando em consideração fidelidade, segurança e distancia. Primeiro a fonte on-line site da instituição de onde provem toda a informação fiel sem distorções. Segundo a fonte local onde armazeno de modo seguro e faço divisões para cada operação do pólo de ensino tais como: recepção, secretaria acadêmica, financeiro, coordenação, gerencia e marketing. Terceiro a fonte impressa para consultas rápidas ou demonstrações onde o equipamento não tem alcance.
Se a distancia menor entre dois pontos é uma curva, para mim a distancia menor entre uma pergunta e uma resposta e a organização das informações. Utilizando da visão sistêmica dividi operacionalmente as ações do pólo para aplicar a informação flexível, mas é preciso uma visão holística para saber quais informações podem trafegar entre essas divisões.
4 Análise e discussão dos resultados
O resultado positivo foi que a agilidade no atendimento diminuiu vários fatores de insatisfação, tais como: espera, incerteza e retorno por informação enganosa. Negativamente devo destacar que somente velocidade faz a relação de atendimento ser fria. A tecnologia é apenas uma parte e nunca substituirá simpatia, empatia e paciência.
5 Conclusão
Em pouco tempo os equívocos por falta de fontes foram radicalmente diminuídos. Isso impulsionou resultados, tais como: gastos menores com correções acadêmicas, extinção de procedimentos jurídicos e maior número de matriculas. Todos esses resultados estão alinhados com a estratégia do negocio, facilitando a gerencia do mesmo.
6 Referências
BACCARO, Thaís Accioly et al. A Sociedade e a Gestão de Pessoas. Londrina: Editora Unopar, 2008.
DINIZ, Paulo Ricardo Torres et al. Gestão de Pessoas e da Informação. Londrina: Editora Unopar, 2008.
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